Pourquoi intégrer la dématérialisation de factures à votre entreprise ?

La dématérialisation des factures est devenue une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles souhaitant soutenir un processus de transformation digitale impactant. La transformation digitale implique une mutation profonde de la culture d’entreprise en adaptant des processus et des outils numériques. La dématérialisation de factures fait donc partie de ce développement. Mettre en place cette solution est simple à mettre en place et comporte un bon nombre d’avantages. Mais qu'est-ce que la dématérialisation et pourquoi est-elle si importante ? Que dit la loi et quelles sont les obligations ? Nous vous expliquons tout en détail dans cet article. 

Comment fonctionne la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer le papier par un format numérique pour le traitement et le stockage des factures. Autrement dit, vos factures ne sont plus imprimées sur du papier, mais sont plutôt stockées et envoyées sous forme numérique. Les documents numériques sur lesquels s'appuient ce traitement dématérialisé peuvent provenir de fichiers de type EDI, XML, ou bien CSV, soit sous forme de fichiers non structurés tels que des documents PDF. 

Dans la dématérialisation de facture, vous pouvez soit, numériser au préalable vos documents et factures à l’aide de scanner ou bien de lecture automatique de document (LAD) ou encore de reconnaissance de caractère (OCR). 

Il existe aussi la dématérialisation de facture en mode SaaS (Sofware as a Service) qui permet à l'utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents et factures à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à Internet. 

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation de factures comprend de nombreux aspects positifs à toutes entreprises. En voici quelques unes : 

• Réduire considérablement vos coûts. En passant à la facture électronique au sein de votre entreprise vous vous débarrassez des frais d’impression mais aussi des frais d’envoi postal et d’archivage physique. 

• Gagner en productivité. Automatiser la récupération des documents et faciliter la traçabilité des paiements et des transactions vous fera gagner un temps considérable. En effet, grâce à des logiciels spécifiques, vous ne perdrez plus de temps sur des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur des activités demandant plus de temps telles que du conseil ou de l'accompagnement. 

• Respecter plus l’environnement. La dématérialisation des factures peut s’inscrire directement dans votre stratégie RSE en baissant drastiquement votre consommation de papier. Aujourd'hui, il est important de le rappeler, l’aspect environnemental devient un critère de choix pour les consommateurs. Par exemple en 2023, c’est 73% des entreprises qui souhaitent modifier leur modèle de pilotage dans les 3 ans pour mieux intégrer les mesures RSE. 

• Améliorer la satisfaction client avec une meilleure gestion des délais de paiement ou une meilleure communication entre les clients et les fournisseurs. L’automatisation d’envoi des factures permet aussi d'envoyer des rappels automatiques pour chaque facture clients. Avec la dématérialisation de factures, les litiges seront donc diminués. 

• Prévenir des erreurs humaines (factures perdues, dégradation des documents…) et sécuriser vos process. La dématérialisation des factures est également plus sûre que le stockage sur papier, car elle peut être protégée par des mesures de sécurité supplémentaires telles que le cryptage et l'authentification.

Les obligations légales de la dématérialisation de factures ? 

Bien que la dématérialisation de facture présente de nombreux avantages, elle va surtout devenir obligatoire. Il est dit que “Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises, y compris les microentreprises, sont obligées d'émettre des factures par voie électronique dès lors que leurs clients sont l'Etat ou les collectivités territoriales. Entre 2023 et 2025, les entreprises devront ensuite transmettre leurs factures dématérialisées." 

Vous l’aurez compris, dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner les factures en format électronique. Puis, entre 2024 et 2026 l’obligation d’émettre des factures dématérialisées rentrera au fur et à mesure en application en fonction de la taille de chaque société.  

Voici le calendrier en détail : 

• Au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.

• Au 1er janvier 2025 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et dont le chiffre d’affaires est inférieur à 1,5 million d’euros).

• Au 1er janvier 2026 pour les PME et TPE (moins de 250 salariés et dont le CA ne dépasse pas les 50 millions d’euros), ainsi que les microentreprises et freelances.

Vous savez à présent qu’il est impératif pour vous de mettre en place la dématérialisation de facture au sein de votre société. D’un point de vue légal mais aussi pour tous les avantages qu’elle comprend : réduction des coûts, gain de productivité, rodage de votre stratégie RSE pour contribuer à votre échelle au développement durable, satisfaction client … Bref vous l’aurez compris il est temps de mettre en place la dématérialisation des factures, que vous soyez une TPE, PME ou ETI. Pour cela, contactez Acteis, nous travaillons avec de nombreux partenaires pour la dématérialisation de facture.