Quelle imprimante choisir pour votre entreprise en tant que PME ?

L’achat d’une imprimante est primordial pour le bon fonctionnement de vos activités. Aujourd’hui, toutes les entreprises ont besoin d’une imprimante dans leur quotidien. Il est pourtant difficile de choisir le bon modèle selon ses besoins, son budget et les différentes spécificités techniques de chacune.

Il est donc important pour votre PME de bien définir vos besoins avant d'investir dans une imprimante. Cela vous permettra de choisir du matériel qui répondra efficacement à vos besoins à long terme, sans causer de stress inutile à vous ou à vos employés.

Acteis-so.fr vous accompagne dans le choix de votre imprimante en vous proposant des produits et un service adaptés à vos besoins et aux besoins de votre entreprise.

Différents types d’imprimante pour votre entreprise

Les progrès technologiques ont permis la création d'une large variété d'imprimantes disponibles pour les particuliers et les entreprises. 

Des modèles tels que les imprimantes laser et à jet d'encre offrent des fonctionnalités spécifiques répondant à différents besoins, qu'il s'agisse d'une entreprise qui imprime des milliers de feuilles chaque semaine ou d'une petite PME qui n'en imprime que quelques dizaines. 

Imprimantes lasers

Dans le passé, les imprimantes laser représentaient un investissement considérable par rapport à d'autres modèles. Heureusement, de nos jours, de nombreux modèles offrent des prix avantageux tout en offrant des performances et une efficacité élevées.

Nous avons aujourd'hui accès à une large gamme de modèles d'imprimantes, avec des options telles que la couleur et la durabilité. Si vous avez besoin d'une imprimante pour simplement imprimer des e-mails et des factures, une imprimante noir et blanc conviendra, tandis qu'une imprimante couleur sera plus adaptée pour les copies en couleur.

Les imprimantes laser sont plus rapides que les imprimantes à jet d'encre car le toner est fixé sur toute la largeur de la page, tandis que les imprimantes à jet d'encre utilisent une tête d'impression se déplaçant sur tout le document. Cependant, avec une imprimante à jet d'encre, il faut attendre que l'encre sèche après l'impression.

Les cartouches d'encre pour les imprimantes laser sont souvent plus chères que les recharges d'imprimantes à jet d'encre en raison de leur capacité à imprimer plus de pages avant d'être remplacées. Le nombre de pages qu'une cartouche peut imprimer est appelé le "rendement en pages". 

Si vous prévoyez d'imprimer de nombreux documents, il est important de comparer le rendement en pages des différents modèles et de vérifier le prix des cartouches ou des toners pour évaluer le coût total. En fin de compte, le coût des cartouches est un facteur essentiel à considérer lors du choix de votre imprimante pour éviter des surprises à long terme.

Imprimantes jet d’encre

De nos jours, il existe une grande variété d'imprimantes jet d'encre disponibles pour les particuliers et les entreprises à des prix abordables. Bien que ces imprimantes prennent plus de temps pour imprimer que certaines imprimantes, elles peuvent produire des résultats de qualité si vous utilisez les bons paramètres et le bon papier (papier photo, papier cartonné, etc.). Cependant, l'utilisation de l'impression haute définition peut augmenter la consommation d'encre et réduire la durée de vie des cartouches.

Les imprimantes jet d'encre sont polyvalentes et peuvent être utilisées pour imprimer des cartes de visite élégantes en monochrome ou des photographies en couleur éclatante. Elles sont parfaites pour les petites et grandes entreprises, avec des options d'écran tactile ou wifi et une conception compacte pour les espaces restreints.

Pour les petites et moyennes entreprises qui préfèrent la numérisation à la copie papier, les imprimantes jet d'encre sont plus abordables que les imprimantes laser, avec des cartouches moins coûteuses. Cependant, si vous imprimez peu de documents, les imprimantes jet d'encre peuvent être plus lentes et leurs cartouches auront une durée de vie plus courte. 

Imprimante multifonctions

Enfin, parlons des imprimantes multifonctions, qui peuvent être considérées comme une équipe performante et polyvalente. Elles combinent les fonctions d'impression, de numérisation et de fax dans une seule machine. De plus, il existe des modèles disponibles en versions laser et jet d'encre pour répondre à vos besoins spécifiques.

Certains modèles de multifonctions, tels que le “Photocopieur RICOH MP C306 Z SP”, offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que l'impression recto-verso pour économiser sur les coûts de papier, une connectivité sans fil à votre téléphone et votre réseau d'entreprise, et même la possibilité de numériser et sauvegarder des documents dans le cloud. 

Bien que ces imprimantes puissent avoir un encombrement plus important qu'une imprimante standard, elles regroupent quatre outils en un seul appareil, ce qui évite d'avoir à acheter et entretenir plusieurs machines.

Lorsque vous envisagez l'achat d'une imprimante multifonction, la clé du succès est de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. 

Réfléchissez à l'utilisation que vous en ferez, tels que la quantité d'impression, la couleur ou le noir et blanc, la connexion filaire ou non, ainsi que la fonction de numérisation et de fax. Gardez également à l'esprit que vos besoins pourraient évoluer avec le temps, alors prenez les devants pour éviter de devoir changer de modèle dans un avenir proche.

Quels sont les autres critères à prendre en compte pour bien choisir son imprimante professionnelle ?

En plus de notre comparatif, il y a d'autres facteurs à considérer pour choisir la meilleure imprimante. Si vous avez encore des doutes, nos experts vous proposent quelques conseils pour mieux comprendre les critères importants à prendre en compte afin de trouver le modèle qui répondra le mieux à vos besoins.

Évaluez la quantité d'impressions dont vous avez besoin

Avant de dépenser de l'argent pour acheter une imprimante, il est crucial d'évaluer vos habitudes d'impression actuelles ou ce que vous prévoyez d'imprimer régulièrement dans votre environnement de travail. 

Si vous avez seulement besoin d'imprimer occasionnellement quelques pages pour vos archives, vos besoins seront différents de ceux d'une entreprise qui doit constamment imprimer des documents pour les envois postaux.

Il est essentiel non seulement d'évaluer la quantité de documents que vous devez imprimer, mais également la qualité que vous recherchez. Est-ce que l'impression en noir et blanc est suffisante pour vos besoins ? Avez-vous besoin d'une variété de finitions pour vos impressions ? Avez-vous besoin d'une impression mobile ? 

Avant même de commencer à chercher, établissez une liste des fonctionnalités essentielles et celles qui seraient souhaitables pour vous aider à trouver l'imprimante la mieux adaptée à vos besoins.

Évitez les modèles les moins chers

Bien qu'il soit tentant de vouloir économiser de l'argent, les achats de matériel pour votre entreprise ne devraient pas être considérés comme une opportunité de réaliser de bonnes affaires. Les appareils bon marché peuvent nécessiter des réparations supplémentaires ou doivent être remplacés rapidement, et ils ne fournissent souvent pas la qualité que vous pourriez obtenir en payant juste un peu plus cher.

Calculer tous les coûts

Lors de l'établissement de votre budget, il est crucial de prendre en compte tous les coûts, pas seulement le prix d'achat initial. Renseignez-vous sur les coûts d'encre, de toner, de cartouches, de réparation, de consommation d'énergie et tout autre élément qui pourrait avoir un impact sur vos coûts globaux avant de choisir un modèle.

Restez avec les modèles de milieu de gamme, sauf si vous avez des besoins spécifiques

Si vous avez un volume élevé d'impressions ou si vous devez régulièrement produire des supports marketing de haute qualité, il peut être nécessaire d'investir dans une imprimante de bureau professionnelle coûteuse. Cependant, de nombreuses petites entreprises d'aujourd'hui ont des besoins d'impression plus modestes.

Quelle imprimante choisir pour votre petite ou moyenne entreprise (PME) ?

Avec un monde de plus en plus axé sur le numérique et de nombreuses options de partage de documents et de stockage dans le cloud disponibles en ligne, vous n'imprimez probablement pas suffisamment pour justifier un investissement important. De nombreux modèles de milieu de gamme proposent aujourd'hui toutes les fonctionnalités dont la plupart des bureaux à domicile ou des petites équipes ont besoin. Cependant, les entreprises qui impriment de gros volumes ou qui ont besoin de fonctionnalités spécialisées peuvent avoir besoin d'investir un peu plus pour trouver l'imprimante la mieux adaptée à leurs besoins.

Obtenez l’avis d’un professionnel

Si vous n'êtes pas à l'aise avec le choix d'une imprimante professionnelle ou si vous êtes submergé par les options disponibles, il peut être judicieux d'envisager d'externaliser cette partie du processus. 

Une entreprise de conseil en informatique comme Acteïs peut vous aider à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et vous recommander l'imprimante, ainsi que d'autres périphériques matériels et logiciels dont vous pourriez avoir besoin pour répondre à vos besoins. 

Cette approche peut vous aider à économiser du temps et de l'argent tout en vous assurant que vous obtiendrez la solution la plus adaptée à votre entreprise.