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Publié le : 21/04/2022 17:46:20
Catégories : Actualités Rss feed

Le réseau ZDnet, réseau de sites web spécialisés dans les nouvelles technologies est venu dans nos locaux pour nous interroger sur la dématérialisation. En effet, notre société a mis à profit la période de pandémie pour accélérer notre révolution numérique. Cette transformation digitale passe par une communication unifiée, des solutions GED en Saas, la signature électronique, les solutions Dropbox ou encore la redirection des communications pour instaurer un cadre de travail aux télétravailleurs. 

Nous vous partageons cet article rédigé par APM, le 30 mars 2022 :

Acteïs : comment généraliser la dématérialisation



Acteïs est une jeune PME de 20 ans, sise à Mérignac (33), avec une antenne technique à Agen. Spécialisée dans les services bureautiques (vente, location, installation), elle est dirigée aujourd'hui par Christian Pouey. Elle compte une quarantaine de salariés et a réalisé 8,3 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2021, année où elle a rejoint, comme filiale, le groupe Factoria / Factonext. Ce groupe, déployé sur l'ensemble du territoire français, fédère une quarantaine de PME du même univers (bureautique, téléphonie et informatique). A sa tête se trouve Stéphane Puthon.

Le traitement des données d'Acteïs est pour l'essentiel organisé autour d'un progiciel de gestion intégré (ERP), Business One de SAP, installé depuis 2013 sur une architecture client/serveur Dell et des postes de travail HP, Fujitsu.

Le système d'information est accessible à distance grâce à des liens VPN sécurisés. La supervision du réseau est assurée par la solution Atera, adoptée en 2021, intégrant de l'intelligence artificielle et du machine learning permettant la cartographie des systèmes en place, l'analyse des "logs", la génération d'alertes et la prévention d'incidents, entre autres.

Redirection des communications

Au plus haut de la pandémie, lors des périodes de confinement strict, l'activité de l'entreprise a été quasiment mise à l'arrêt, à l'exception du service technique, informatique et téléphonique, chargé d'instaurer un cadre de télétravail pour tous les clients.

« En quelques jours, le basculement vers le télétravail a été rendu possible grâce une redirection de tous les appels téléphoniques. Les communications ont pu transiter vers des numéros uniques, portés par la plateforme Rainbow d'Alcatel », nous explique Denis Gouget, associé, directeur de la BU Informatique de Acteïs.

Le reroutage des appels permet que les numéros d'appel provenant des smartphones demeurent cachés, convertis en numéros fixes du standard téléphonique, tandis que les appels entrants sont reroutés vers les smartphones sans affichage des numéros mobiles. Ce fut un point critique pour assurer l'identification de l'appel entrant.

Le recours à Rainbow a également élargi la dimension collaborative, notamment auprès des assistantes qui gèrent beaucoup mieux les appels techniques entrants : elles peuvent, en temps réel, aiguiller et renseigner certaines questions techniques destinées aux ingénieurs.

Le choix de Dropbox

Une autre mesure efficace a été appliquée : « nous avons généralisé les accès à la solution Dropbox pour les clients qui ne disposaient que d'un serveur de fichiers. Leurs données sont alors devenues accessibles de n'importe où ».

Les 12 commerciaux d'Acteïs bénéficient en permanence d'un accès en ligne à leurs données sur Dropbox, tout le serveur de fichiers ayant migré sur cette plateforme extérieure.

La sécurité n'a pas été oubliée. « Nous utilisons la plupart du temps une procédure de double authentification. A chaque connexion via internet, un contrôle s'opère, avant que la synchronisation des données ne s'effectue automatiquement. »

Le coût par poste aura été un argument : il ne dépasse pas 10 euros.

La signature électronique en mode SaaS

Un autre facteur important s'est inséré dans ce virage numérique : la signature électronique. Elle a été adoptée en priorité pour sécuriser les relations clients et les négociations de contrats. Acteïs a validé le choix de la solution HelloSign fonctionnant en mode Cloud /SaaS (Software-as-a-Service), une solution récemment acquise par Dropbox. Les deux plateformes sont efficacement interfacées. Un simple clic droit de la souris permet de générer une signature ; la validation est double, s'effectuant par e-mail et par envoi d'un SMS avec code de sécurité. L'application HelloSign génère automatiquement un certificat électronique aux parties signataires (qui peuvent être une dizaine ou plus) – le certificat garantissant l'authenticité de la transaction.

« Il est possible de créer un workflow de validation, avec un ordre hiérarchisé des signatures. Autre fonctionnalité intéressante : nous pouvons dissocier divers éléments – devis, bon de commande, bon de livraison, etc. Pour les transactions bancaires, la validation n'est effective que lorsque les signatures des parties ont été reçues et authentifiées. »

Cette application de signature électronique n'a pas été facile à déployer partout. Certaines entreprises clientes ont mis du temps à sortir des anciens modes de fonctionnement. Habituellement, les ventes de services se concluaient en face à face par la signature de contrats assez lourds (de 15 à 40 pages), avec souvent des points de révision ou des ajustements de dernière minute.

« La signature sans papier procède d'un changement culturel. Donc, ce n'est pas toujours évident de finaliser un contrat sans se rencontrer. C'est pourquoi nous avons eu recours, de façon intense, à la visioconférence (Teams ou Zoom). En fait, il faut mobiliser tous les moyens afin de maintenir le meilleur contact possible et une confiance réciproque. »

La dématérialisation concerne également la facturation. Depuis quelques mois a été rajoutée une solution de GED (gestion électronique de documents), Zeendoc, d'origine française ; orientée archivage, elle aussi fonctionne en mode SaaS.

Point important : la gestion du changement

Tous ces changements ne sont pas intervenus sans quelques réticences, compréhensibles. L'utilisation de Dropbox a été assez rapidement adoptée, car tout le monde a compris que c'était un moyen efficace d'accéder de partout aux données sur son PC portable comme sur son smartphone, y compris pour accéder au "book" de présentation commerciale (100 Mo !).

En cas de perte d'un fichier (bug, vol ou accident), chacun est certain de pouvoir le récupérer, même après six mois. Certains commerciaux n'imaginaient pas que l'on puisse conclure des contrats d'une certaine taille sans jamais rencontrer les clients. Or, comme il n'y avait pas d'alternative, il a fallu franchir les obstacles.

« Ces innovations ont finalement été un véritable accélérateur de tendances liées aux modes de travail. Elles appellent une forte mobilisation, tant au niveau des ressources que du management interne. Il a fallu recréer de la proximité, grâce à des outils collaboratifs et, en externe, fluidifier tous les process de vente et retenir des outils qui soient simples d'accès. »

« Tout le monde a joué le jeu. Les plus motivés, volontaires, ont contribué à convaincre, à entraîner et à former les autres. Aujourd'hui, les équipes sont mûres pour passer à un ERP plus agile », résume Denis Gouget.

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